海外展示会では、ブースでたくさんの来場者と話せます。ただ、名刺を集めただけでは成果になりません。商談や受注につなげるには、会期後のフォローが欠かせません。この記事では、会期前の準備から会期中の記録、会期後のフォロー、成果の振り返りまで、名刺を商談に変える進め方を順に解説します。

会期前にフォローの設計をしておく

リードフォローは会期後に始めるもの、と思われがちです。しかし実際には、会期前の設計で成果が大きく変わります。会期が終わると、帰国や通常業務で忙しくなります。その時点から考え始めると、初動が遅れてしまいます。

リードとは、自社の製品やサービスに関心を示した見込み客のことです。会期前に、次の3点を決めておきましょう。

リードの定義を決める

まず「どんな相手をリードとして扱うか」を決めます。ブースで名刺を交換したすべての人なのか、具体的な相談があった人だけなのか。基準があいまいだと、チーム内で記録の粒度がばらばらになります。出展の目的（販売代理店の開拓、直販の見込み客獲得、協業先探しなど）に合わせて定義しましょう。

温度感のランク分けの基準を決める

リードの関心の強さを「温度感」と呼ぶことがあります。会期中にその場で判断できるよう、シンプルな基準を用意します。たとえば次のような3段階です。

ランク判断の目安想定するフォロー
A（すぐ商談）具体的な課題や導入時期の話が出た。決裁に関わる立場。見積や打ち合わせを求められた個別の商談設定を急ぐ
B（関係を温める）関心はあるが、時期や予算が未定。情報収集の段階資料や事例紹介で継続的に接点を持つ
C（見送り・保留）一般的な情報収集。競合企業や対象外の業種などお礼のみ。必要に応じて定期的な情報提供

基準は自社に合わせて調整してください。大切なのは、ブースに立つ全員が同じ基準で判断できることです。

担当の割り振りを決める

会期後に「誰がどのリードを追うか」を事前に決めます。地域別、製品別、ランク別など、割り振り方はさまざまです。担当が決まっていないリードは、後回しになりやすいものです。お礼メールの送り主も、あらかじめ決めておくとスムーズです。

ポイント

お礼メールのひな形は、会期前にランク別に作っておきましょう。会期中や直後は時間がありません。事前に用意しておけば、相手ごとの一文を加えるだけで送れます。

会期中のリード情報の取り方

会期中は、来場者との会話内容をその場で記録することが重要です。1日に多くの人と話すと、夕方には誰と何を話したか思い出せなくなります。

連絡先の取得方法

連絡先の取り方は、展示会によって異なります。主な方法は次のとおりです。

連絡先と一緒に記録する項目

連絡先だけでは、後で何をすべきか分かりません。会話の直後に、次の項目を短くメモしましょう。

名刺の裏に手書きでメモする方法でも構いません。ただし、後で入力し直す手間がかかります。可能であれば、スマートフォンやタブレットで共有の表に直接入力するのがおすすめです。

チェックリスト（会期中）
  • ランク分けの基準を、ブースの全スタッフが理解している
  • 名刺・バッジスキャン・フォームのどれで連絡先を取るか決めている
  • 会話直後に、関心製品・次のアクション・ランクを記録している
  • その日のうちに、記録の抜け漏れをチームで確認している
  • 名刺やメモの保管場所を決め、紛失しないようにしている

会期後の初動：お礼メールを早く送る

会期後のフォローで最も大切なのは、初動の速さです。展示会の来場者は、多くの出展者と話しています。時間がたつほど、自社の印象は薄れていきます。お礼メールは、なるべく早く送りましょう。会期中の夜に送り始める企業もあります。

ランク別に内容を変える

全員に同じ文面を送るのは避けましょう。ランクごとに目的が違うからです。

英文メールの構成の要点

英文のお礼メールは、短く分かりやすくまとめるのが基本です。次の構成を参考にしてください。

  1. 件名：展示会名と自社名を入れ、どこで会った相手か一目で分かるようにします。
  2. あいさつとお礼：ブースに立ち寄ってもらったことへのお礼を一文で伝えます。
  3. 会話の振り返り：話した内容に一言触れます。定型文だけのメールとの差が出る部分です。
  4. 提供する情報：資料や動画など、約束したものを添えます。
  5. 次のアクション：打ち合わせの提案など、相手に何をしてほしいかを明確に書きます。
  6. 署名：氏名、役職、会社名、連絡先、自社サイトを入れます。

日本語のメールのような長い前置きは不要です。要点を先に書きましょう。

注意

添付ファイルが大きいと、相手の環境によっては受信できないことがあります。資料はダウンロード用のリンクで送るなど、受け取りやすい形を選びましょう。

リードを一元管理する仕組みをつくる

展示会で得たリードは、1か所でまとめて管理します。名刺が個人の机に眠っていたり、メモが各自のノートに散らばっていたりすると、フォローが止まります。

管理の道具は、表計算ソフトでもCRMでも構いません。CRMとは「顧客関係管理」の略で、顧客情報や商談の進み具合を記録・共有するためのツールです。リードの数や社内の体制に合わせて選びましょう。大切なのは、関係者全員が同じ場所を見て、最新の状態を更新できることです。

管理項目の例

区分項目の例
基本情報氏名、会社名、役職、国・地域、メールアドレス、電話番号
接点の情報展示会名、接触日、対応した自社スタッフ、取得方法（名刺／バッジスキャンなど）
会話の内容関心製品、相手の課題、会話メモ
フォローの状況ランク、担当者、次のアクション、次回の予定日、最終連絡日
結果商談化の有無、見積の有無、受注の有無、見送りの理由

「次のアクション」と「次回の予定日」は、特に重要です。この2つが空欄のリードは、放置されている可能性があります。定期的に一覧を見直しましょう。

ランク別のフォローとタイムライン

お礼メールを送ったら、ランクに応じたフォローを続けます。

Aランク：すぐ商談につなげる

会期中に話した熱が冷めないうちに、オンライン面談や個別の打ち合わせを設定します。相手の課題を深く聞き、提案や見積につなげます。返信がない場合も、一度で諦めず、間をあけて再度連絡しましょう。

Bランク：情報提供で関係を温める

すぐには商談にならない相手でも、将来の顧客になる可能性があります。関心に合った情報を、無理のない頻度で届けます。製品の更新情報、活用方法の紹介、次回の出展予定などが考えられます。相手の状況が変わったタイミングで、商談に進むこともあります。

Cランク：見送り、または緩やかな接点の維持

対象外の相手には、無理に追いかける必要はありません。お礼を伝えたうえで、見送りの理由を記録しておきます。理由の記録は、次回のブース設計やターゲット選びに役立ちます。

フォローのタイムライン（目安）

以下はあくまで一般的な目安です。業界や商材、相手の状況によって適切な間隔は異なります。

時期（目安）AランクBランクCランク
会期中〜会期直後お礼メールと打ち合わせ候補日の提案お礼メールと資料送付短いお礼メール
1週間以内オンライン面談などで詳しくヒアリング資料の感想を聞く、追加の質問に回答リストへの登録と記録の整理
1か月前後提案・見積の提示、社内検討の状況確認関心に合った情報を提供必要に応じて情報提供の対象に
3か月前後商談の進捗確認、受注に向けた調整状況の変化を確認し、商談化の可能性を再評価ランクの見直し
それ以降導入後のフォロー、追加提案定期的な情報提供、次回出展の案内次回出展の案内など
ポイント

ランクは固定ではありません。BランクがAランクに上がることもあれば、その逆もあります。やりとりのたびに見直しましょう。

海外ならではの注意点

海外のリードをフォローする際は、国内とは違う配慮が必要です。

時差

メールの送信時刻やオンライン面談の候補日時は、相手の現地時間で考えます。候補日時を提示するときは、相手のタイムゾーンを明記すると誤解を防げます。

言語

英語が共通語として使われる場面が多いものの、相手の母語が英語とは限りません。平易な表現を使い、専門用語や略語は控えめにしましょう。現地語の資料があると、関係づくりに役立つこともあります。

商習慣

意思決定の進め方や、返信の早さに対する感覚は、国や地域、企業によって異なります。返信がないからといって関心がないとは限りません。相手の文化を尊重し、しつこくなりすぎないよう連絡の間隔を調整しましょう。

個人情報の取り扱い

展示会で取得した連絡先は個人情報です。メールマガジンの配信など、どのような目的でどう使えるかは、国や地域の規制によって異なります。たとえば欧州にはGDPR（EU一般データ保護規則）という規制があります。ほかの地域にも、それぞれの規制があります。

注意

個人情報の取得・利用・保管のルールは、国や地域ごとに異なり、改正されることもあります。具体的な対応は、専門家や各国・地域の公式情報で必ず確認してください。バッジスキャンで得た情報の利用条件は、展示会の主催者の案内も確認しましょう。

成果を振り返り、次回出展に活かす

出展の成果は、リードの数だけでは測れません。名刺がたくさん集まっても、商談や受注につながらなければ目的は達成できていないかもしれません。出展前に決めた目的に照らして、リードがその後どうなったかまで追いかけましょう。

振り返りに使う指標の例

受注までには時間がかかることが多いため、振り返りは一度で終わらせず、数か月後にも行うのがおすすめです。

次回出展への改善

振り返りの結果は、次回の出展計画に反映します。たとえば次のような観点で見直します。

展示会の選び方は展示会の選び方ガイド、出展準備の全体の流れは初出展のスケジュールガイドも参考にしてください。

チェックリスト（会期後）
  • すべてのリードを一元管理の表やツールに登録した
  • ランク別のお礼メールを送った
  • 各リードに担当者と次のアクションが決まっている
  • 個人情報の取り扱いについて、対象国・地域のルールを確認した
  • 商談化・受注までを追う振り返りの時期を決めた
  • 次回出展に向けた改善点を記録した

まとめ

展示会の成果は、会期後のフォローで決まります。名刺を商談に変えるために、次の流れを押さえておきましょう。

DADAでは、出展の目的設計から会期中の運営、会期後のリードフォローまで、海外展示会への出展を支援しています。フォローの設計や進め方に迷ったら、出展支援のご相談からお気軽にお問い合わせください。